Oświadczenie o ochronie danych osobowych według wytycznych RODO

1. Nazwa i adres administratora

Administratorem w rozumieniu Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) oraz innych krajowych ustaw o ochronie danych państw członkowskich jak również innych postanowień w zakresie ochrony danych jest:

Erben-Ermittlung Emrich Zossen GmbH & Co. KG Am Marktplatz 7/8

15806 Zossen

Telefon: +49 (0)3377 3305522

Telefax: +49 (0)3222 6888062

E-Mail: verwaltung@ee-erbenermittlung.de Adres inspektora ochrony danych:

Am Marktplatz 7/8 15806 Zossen

Telefon: +49 (0)3377 3305522

Telefax: +49 (0)3222 6888062

E-Mail: datenschutz@ee-erbenermittlung.de

 

II.           Udostępnianie strony internetowej i tworzenie plików dziennika (logfiles)

1.             Opis i zakres przetwarzania danych

 

Przy każdym uruchomieniu naszej strony internetowej nasz system w sposób automatyczny rejestruje dane i informacje z systemu komputera uruchamiającego.

Pobierane są przy tym następujące dane:

• informacje o typie eksploratora i zastosowanej wersji
• system operacyjny użytkownika
• Internet-Service-Provider użytkownika
• adres IP użytkownika
• data i godzina dostępu
• strony internetowe, z których system użytkownika trafia na naszą stronę internetową
• strony internetowe, które zostają poprzez naszą stronę uruchomione przez system użytkownika.

Dane zachowywane są również w plikach dziennika naszego systemu. Nie ma miejsca na zapisywanie tych danych razem z innymi danymi osobowymi użytkownika.

 

 

Podstawą prawną tymczasowego zapisywania danych i plików dziennika jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

 

3.             Cel przetwarzania danych

 

Tymczasowe zapisywanie adresu IP przez system jest potrzebne, by umożliwić dostarczenie strony internetowej do komputera użytkownika. W tym celu adres IP użytkownika musi być na czas sesji zachowany.

Zapisanie pliku dziennika (logfiles) następuje po to, by zagwarantować funkcjonalność strony internetowej. Poza tym dane służą nam do optymalizacji strony internetowej i do zapewnienia bezpieczeństwa naszych systemów informatyczno-technicznych.

Temu celowi – zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO – służy też nasz uzasadniony interes w zakresie przetwarzania danych.

 

4.             Okres przechowywania

 

Dane zostaną usunięte, gdy nie będą już potrzebne do osiągniecia celu, dla którego zostały ściągnięte. W przypadku pobrania danych w celu udostępnienia strony internetowej jest to moment zakończenia sesji.

W przypadku zapisania danych w plikach dziennika jest to najpóźniej siedem dni po takim zdarzeniu. Zapisanie wykraczające poza ten czas następuje tylko w sposób zanonimizowany. W tym wypadku adresy IP użytkownika zostaną usunięte bądź przedstawione w sposób niekonwencjonalny, uniemożliwiający już przyporządkowanie uruchamiającego klienta.

 

5.             Możliwość wniesienia sprzeciwu lub usunięcia

 

Jeśli przetwarzanie opieramy na naszym uzasadnionym interesie, użytkownikowi przysługuje prawo wniesienia sprzeciwu pod ustawowymi warunkami art. 21 RODO. Bliższe informacje na ten temat znajdą Państwo w rozdziale o prawach osoby, której dane dotyczą.

 

III.         Formularz kontaktowy i kontakt e-mailowy

1.             Opis i zakres przetwarzania danych

 

Na naszej stronie internetowej znajduje się formularz kontaktowy, który może być wykorzystany do elektronicznego nawiązania kontaktu. Jeśli użytkownik skorzysta z tej możliwości, wówczas dane wpisane w ekranie wprowadzającym zostaną nam przekazane i zachowane. Takimi danymi są:

• Nazwa / nazwisko
• E-Mail

Alternatywą jest nawiązanie kontaktu poprzez przeznaczony do tego adres e-mailowy. W tym przypadku zachowane zostają przekazane e-mailem dane dotyczące użytkownika.

 

 

Podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Jeśli kontakt e-mailowy zmierza do zawarcia umowy, wówczas dodatkową podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

 

3.             Cel przetwarzania danych

 

Przetwarzanie danych osobowych z ekranu wprowadzającego służy nam tylko do nawiązania kontaktu. Również w przypadku nawiązania kontaktu poprzez e-mail ma miejsce uzasadniony interes przetwarzania danych.

Pozostałe dane osobowe przetwarzane w procesie wysyłki służą temu, by zapobiec niewłaściwemu użyciu formularza kontaktowego oraz by zagwarantować bezpieczeństwo naszych systemów informatyczno-technicznych.

 

4.             Okres przechowywania

 

Dane zostaną usunięte, gdy nie będą już potrzebne do osiągniecia celu, dla którego zostały ściągnięte. W zakresie danych osobowych z ekranu wprowadzającego i tych, które zostały przesłane drogą e-mailową jest to moment, w którym konwersacja z użytkownikiem jest zakończona. Konwersacja jest zakończona, gdy z okoliczności wywnioskować można, że dana kwestia została ostatecznie wyjaśniona.

Dodatkowo pobrane podczas procesu wysyłki dane osobowe usunięte zostaną najpóźniej po siedmiu dniach.

 

5.             Możliwość wniesienia sprzeciwu bądź usunięcia

 

Jeśli przetwarzanie opieramy na naszym uzasadnionym interesie, użytkownikowi przysługuje prawo wniesienia sprzeciwu pod ustawowymi warunkami art. 21 RODO. Bliższe informacje na ten temat znajdą Państwo w rozdziale o prawach osoby, której dane dotyczą.

 

 

IV.        Ustalanie spadkobierców

1.             Opis i zakres przetwarzania danych

 

Głównym obszarem naszej działalności jest ustalanie spadkobierców. W jej ramach otrzymujemy od osób trzecich informacje o niewyjaśnionych sprawach spadkowych. Nasi profesjonalni zleceniobiorcy poszukują następnie potencjalnych spadkobierców i przekazują nam – jeśli ich zidentyfikują – ich dane osobowe; z reguły nazwisko, adres i pozostałe dane kontaktowe, jak również stosunek pokrewieństwa w odniesieniu do spadkodawcy. Następnie my nawiązujemy kontakt z potencjalnymi spadkobiercami i oferujemy tym spadkobiercom – na podstawie odpowiedniej umowy – nasze działanie w danej sprawie.

Jeśli spadkobierca przyjmie naszą ofertę, wówczas działamy na podstawie zawartej umowy, ustalamy i dokumentujemy pozycję spadkową, składamy wniosek o stwierdzenie nabycia spadku i przeprowadzamy postępowanie spadkowe aż do chwili, kiedy na konto danego spadkobiercy przelana może zostać kwota przypadającej na niego części spadku, względnie kwota może zostać przekazana. Podczas tych działań może

 

okazać się koniecznym przekazywanie przez nas danych osobowych spadkobierców do odpowiednich urzędów i sądów lub w przypadku regulowania spraw spadkowych do notariuszy, adwokatów i osób prywatnych (którym na przykład sprzedawane są nieruchomości bądź inne przedmioty). Ponadto przekazujemy dane osobowe w wyznaczonych do tego celach lub ewentualnie do obrony i dochodzenia przez roszczenia prawne naszym prawnym przedstawicielom, w szczególności reprezentującym nas prawniczkom i prawnikom.

 

2.             Uczestniczące przedsiębiorstwa grupy Emrich

 

Poza tym w trakcie ustalania spadkobierców, postępowania spadkowego jak również uregulowania spraw spadkowych,  w zależności od rodzaju i zakresu poszukiwań i niezbędnych działań, działają też inne spółki z naszej grupy przedsiębiorstw. Wówczas przekazujemy tym spółkom – stosownie do potrzeb – konieczne dane osobowe, względnie zapewniamy działającym tam współpracownikom dostęp do przechowywanych u nas danych. W przypadku ewentualnie uczestniczących spółek chodzi konkretnie o:

• Emrich GmbH, Am Marktplatz 7/8, 15806 Zossen
• Emrich Verwaltungs GmbH, Am Marktplatz 7/8, 15806 Zossen
• Erben-Ermittlung Emrich Berlin GmbH & Co KG, Wallenroder 1, 13435 Berlin
• Erben-Ermittlung Emrich GmbH & Co KG, 1, 91325 Adelsdorf oraz
• Erben-Ermittlung Emrich Zossen GmbH & Co KG, Am Marktplatz 7/8, 15806

Poza Niemcami angażujemy firmę Przodek i Prawo Sp. z o.o. z Polski oraz Emrich International Probate Research Inc. Jeśli w pracach uczestniczy Emrich International Probate Research Inc., wówczas dane mogą być przekazywane do USA i tam dalej przetwarzane. Aby jednak podczas przetwarzania zapewnić odpowiedni poziom ochrony danych, zawarliśmy z Emrich International Probate Research Inc. odpowiednie gwarancje w formie standardowych klauzul umownych Unii Europejskiej.

 

3.             Podstawa prawna przetwarzania danych

 

Podstawą prawną do przetwarzania danych jest przed zawarciem ze spadkobiercą umowy art. 6 ust. 1 lit b RODO jak również art. 6 ust. 1 lit f RODO. Od momentu zawarcia umowy podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b) RODO.

 

4.             Cel przetwarzania danych

 

Celem przetwarzania, a jednocześnie naszym uzasadnionym interesem w zakresie przetwarzania danych, jest ustalanie spadkobierców, doprowadzenie do zawarcia umowy ze spadkobiercą i wreszcie – w przypadku zawarcia takiej umowy – realizacja wynikających z niej obowiązków, w szczególności ustalenie spadkobierców, udokumentowanie i urzędowe stwierdzenie pozycji spadkowej jak i uregulowanie spraw spadkowych.

 

5.             Okres przechowywania

 

W przypadku zawarcia umowy ze spadkobiercą dane przetwarzane są przez czas trwania stosunku umownego i do chwili zakończenia i kompletnego wykonania umowy. Po tym przechowujemy dane jeszcze przez okres regularnego 3-letniego okresu przedawnienia licząc od końca roku, w którym wykonaliśmy ostatnią usługę.

Jeśli umowa nie dojdzie do skutku, przechowujemy informacje tak długo jak są one ewentualnie potrzebne do dalszego opracowania tej sprawy spadkowej (np. dla innych spadkobierców), a następnie je usuwamy.

 

6.             Możliwość wniesienia sprzeciwu bądź usunięcia

 

Jeśli opieramy przetwarzanie na naszym uzasadnionym interesie, użytkownikowi przysługuje prawo wniesienia sprzeciwu pod ustawowymi warunkami art. 21 RODO. Bliższe informacje na ten temat znajdą Państwo w rozdziale o prawach osoby, której dane dotyczą.

 

 

V.           Ustawowe obowiązki dot. przechowywania

1.             Opis i zakres przetwarzania danych

 

Podlegamy ustawowym obowiązkom dot. przechowywania określonych dokumentów, które musimy wypełniać. W tych dokumentach mogą znajdować się dane osobowe, np. jeśli chodzi o umowy, rachunki i listy handlowe. Obowiązki w zakresie przechowywania wynikają z § 257 HGB (Handelsgesetzbuch = niem. Kodeks handlowy) oraz § 147 AO (Abgabenordnung = niem. podstawowa ustawa podatkowa). Dokumentami objętymi obowiązkiem przechowywania są:

• księgi i zapisy, inwentarze, bilanse roczne, pojedyncze bilanse zgodnie z 325 ust. 2a HGB, roczne bilanse koncernów, sprawozdania o sytuacji, sprawozdania o sytuacji koncernów, bilans otwarcia jak również potrzebne do ich zrozumienia instrukcje obsługi oraz pozostałe dokumenty organizacyjne, dokumenty księgowe, dokumenty wskazane w artykule 15 ustęp 1 oraz artykule 163 Kodeksu celnego Unii.

 

• otrzymane listy handlowe i biznesowe, odpisy przesłanych listów handlowych lub biznesowych, pozostałe dokumenty, które mają znaczenie dla celów podatkowych.

 

2.             Podstawa prawna przetwarzania danych

 

Podstawą prawną tego przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w związku z ustawą, która reguluje, iż musimy dokumenty przechowywać.

 

3.             Cel przetwarzania danych

 

Celem przetwarzania jest realizacja obowiązku przechowywania.

 

4.             Okres przechowywania

 

Szczegółowo musimy przechowywać następujące dokumenty przez wskazany poniżej czas:

• przez 10 lat: księgi i zapisy, inwentarze, bilanse roczne, pojedyncze bilanse zgodnie z 325 ust. 2a HGB, roczne bilanse koncernu, sprawozdania o sytuacji, sprawozdania o sytuacji koncernów, bilans otwarcia jak również potrzebne do ich zrozumienia instrukcje obsługi i pozostałe dokumenty organizacyjne, dokumenty księgowe, dokumenty wskazane w artykule 15 ustęp 1 oraz artykule 163 Kodeksu celnego Unii.
• przez 6 lat: otrzymane listy handlowe i biznesowe, odpisy przesłanych listów handlowych lub biznesowych, pozostałe dokumenty, które mają znaczenie dla celów podatkowych

 

 

 

Dany okres przechowywania rozpoczyna się z upływem roku kalendarzowego, w którym sporządzony był ostatni wpis do ksiąg, inwentarz, bilans otwarcia, bilans roczny lub sprawozdanie o sytuacji, otrzymany lub odesłany list handlowy lub biznesowy, sporządzona ostatnia kwota księgowa, sporządzony zapis lub inne dokumenty.

 

VI.        Prawa osoby, której dane dotyczą

Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) gwarantuje Państwu określone prawa, których dochodzić mogą Państwo wobec nas, jeśli istnieją ku temu ustawowe uwarunkowania.

 

a)             Art. 15 RODO – Prawo do informacji osoby, której dane dotyczą:

 

Mają Państwo prawo uzyskania od nas potwierdzenia, że Państwa dane osobowe są przetwarzane, a jeśli tak, to jakie to są dane oraz bliższe okoliczności dot. przetwarzania tych danych.

 

b)            Art. 16 DS-GVO – Prawo do sprostowania danych:

 

Mają Państwo prawo żądania od nas niezwłocznego sprostowania danych osobowych, które Państwa dotyczą. Uwzględniając cele przetwarzania mają Państwo także prawo żądania uzupełnienia niekompletnych danych osobowych – również za pomocą uzupełniającego oświadczenia.

 

c)             Art. 17 DS-GVO – Prawo do usunięcia danych:

 

Mają Państwo prawo żądania od nas, aby dotyczące Państwa dane osobowe zostały niezwłocznie usunięte.

 

d)            Art. 18 DS-GVO – Prawo do ograniczenia przetwarzania:

 

Mają Państwo prawo żądać od nas ograniczenia przetwarzania.

 

e)             Art. 20 DS-GVO – Prawo do przenoszenia danych:

 

W przypadku przetwarzania danych na podstawie wyrażonej zgody lub w celu wykonania umowy, mają Państwo prawo żądania od nas otrzymania przekazanych nam przez Państwa danych osobowych w ustrukturyzowanym powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu oraz do przekazania przez nas tych danych bez przeszkód innemu administratorowi lub też zlecenia ich przekazania bezpośrednio innemu administratorowi, jeśli jest to technicznie wykonalne.

 

f)              Art. 21 DS-GVO –Prawo do sprzeciwu:

 

Z przyczyn, które wynikają z Państwa szczególnej sytuacji, mają Państwo prawo wniesienia w każdym czasie sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych, które to przetwarzanie konieczne jest na podstawie uzasadnionego interesu z naszej strony lub następuje jako wykonanie zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej.

Swój sprzeciw mogą Państwo przesłać na przykład drogą e-mailową na jeden ze wskazanych powyżej adresów e-mailowych.

 

Jeśli wniosą Państwo taki sprzeciw, wówczas nie będziemy już przetwarzać Państwa danych, chyba że będziemy mogli wykazać istnienie prawnie uzasadnionych podstaw do tego przetwarzania nadrzędnych wobec Państwa interesów, praw i wolności bądź gdy przetwarzanie takie służy dochodzeniu, wykonaniu lub obrony roszczeń prawnych.

 

g)             Art. 77 RODO w związku z § 19 BDSG (Bundesdatenschutzgesetz = niem. Ustawa federalna o ochronie danych osobowych) – Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego:

 

Mają Państwo prawo do wniesienia w każdym czasie skargi do organu nadzorczego, w szczególności, w państwie członkowskim Państwa zwykłego miejsca pobytu, Państwa miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia, jeśli sądzą Państwo, że przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza obowiązujące prawo.

 

h)            Cofnięcie zgody

 

Jeśli udzielili nam Państwo zgody, mają Państwo prawo jej odwołania w każdym czasie. Może to nastąpić e-mailem na jeden ze wskazanych powyżej adresów e-mailowych. Nie narusza to legalności przetwarzania zrealizowanego przed cofnięciem zgody.

 

2.             Obowiązek udostępnienia danych

 

Nie mają Państwo ani umownego ani prawnego obowiązku udostępnienia nam danych osobowych. Jednak bez udostępnionych przez Państwa danych nie jesteśmy w stanie zaoferować Państwu wszystkich naszych usług.

 

3.             Istnienie automatycznego podejmowania decyzji (łącznie z profilowaniem)

 

W ramach naszych stron internetowych oraz usług nigdy nie będą Państwo podczas przetwarzania danych osobowych podlegali funkcji automatycznego podejmowania decyzji, które powodowałoby dla Państwa skutki prawne bądź miało Państwu w jakikolwiek inny sposób zaszkodzić.

 

 

stan: marzec 2023