Povinnost informovat subjekty údajů podle obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR)
V květnu 2018 vstoupilo v platnost obecné nařízení o ochraně osobních údajů.
Podle tohoto nařízení jsme povinni vás informovat o tom, že shromažďujeme vaše osobní údaje.
Následujícími informacemi vám poskytujeme přehled o zpracování vašich osobních údajů a o vašich právech podle GDPR.
Jméno a adresa správce
Správcem ve smyslu obecného nařízení o ochraně osobních údajů a jiných národních zákonů o ochraně osobních údajů členských států a jiných právních předpisů pro ochranu osobních údajů je společnost:
Erben-Ermittlung Emrich Zossen GmbH & Co. KG
Am Marktplatz 7/8
15806 Zossen
Telefon: +49 (0)3377 3305522
Fax: +49 (0)3222 6888062
E-mail: verwaltung@ee-erbenermittlung.de
Adresa pověřence pro ochranu osobních údajů
Pověřence pro ochranu osobních údajů zastihnete na následujících kontaktních údajích:
Am Marktplatz 7/8
15806 Zossen
Telefon: +49 (0)3377 3305522
Fax: +49 (0)3222 6888062
E-mail: datenschutz@ee-erbenermittlung.de
Účely zpracování osobních údajů
Vaše osobní údaje zpracováváme k účelu vyhledání dědiců v rámci pozůstalostních řízení. Kromě pátrání po kompletním společenství dědiců, totiž všem osobám oprávněným dědit, to zahrnuje zejména také předložení důkazů o nárocích na dědictví všech osob ucházejících se o dědictví, které zastupujeme, a prosazování jejich dědických nároků podle dědického osvědčení uděleného pozůstalostním soudem.
Právní základ pro zpracování vašich osobních údajů
Zákonnost zpracování vašich osobních údajů vyplývá z:
1. Nezbytnosti pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu, podle čl. 6 odst. 1 písm. e GDPR.
2. Oprávněného zájmu společnosti Erben-Ermittlung Emrich podle čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR. Zde: obchodní zájem.
3. Případně se navíc uplatní nezbytnost zpracování pro splnění smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR a nezbytnost splnění právní povinnosti podle čl. 6 odst. 1 písm. c GDPR.
Kategorie zpracovávaných osobních údajů
Zpracováváme následující kategorie vašich osobních údajů: úplné jméno (jméno a příjmení, oslovení, případně změny jména, přezdívky, tituly), adresa (ulice, číslo popisné, PSČ, město, země, případně také neaktuální adresy) a údaje pro komunikaci (číslo telefonu, číslo mobilního telefonu, fax, e-mailová adresa, jazyk pro komunikaci), údaje k prokázání dědické způsobilosti (odkaz na příbuzenství se zůstavitelem) včetně biografických údajů (jako např. rodinný stav, povolání, pohlaví, státní příslušnost, případně náboženské vyzvání a příslušnost k armádě), údaje ke smlouvě a zastupování, údaje k pozůstalosti (včetně čísla případu, spisové značky, seznamu pozůstalosti, důkazů o nárocích na dědictví, dědických kvót), údaje o bankovním účtu (IBAN, BIC) k vypořádání
Příjemce zpracovávaných osobních údajů
K provádění výše uvedených účelů jsou vaše osobní údaje – jen v potřebném rozsahu – předávány následujícím kategoriím příjemců:
• Zaměstnanci v rámci skupiny Emrich, kteří se účastní zpracování případu
• Korespondenti a partneři, kteří se účastní zpracování případu, například v případě, že pozůstalostní záležitost vede do ciziny
• Pozůstalostní soud a správce pozůstalosti v rámci pozůstalostního řízení
• Úřady, archívy a podobná místa, kde je možné vyhledávat dědice pro doplnění společenství dědiců a přípravu žádosti o dědické osvědčení
• Právní zástupci, notáři a soudy a dále spoludědici v rámci řízení o dědickém osvědčení
• Právní zástupci, notáři, úřady, soudy a banky v rámci vypořádání pozůstalosti
Zdroje zpracovávaných osobních údajů
Společnost Erben-Ermittlung Emrich shromažďuje výše uvedené osobní údaje z veřejně dostupných seznamů (např. telefonní seznamy a obchodní adresáře, obchodní rejstříky), ze všeobecně dostupných zdrojů (např. internetu) a ze všeobecně dostupných publikací (např. spolkový věstník, obecní rodinné knihy, noviny atd.). Kromě toho shromažďuje společnost Erben-Ermittlung Emrich osobní údaje u subjektů údajů samotných, u spoludědiců a jiných příbuzných. Dále společnost Erben-Ermittlung Emrich shromažďuje osobní údaje z neveřejně dostupných zdrojů, např. matrik, archivních materiálů, soudních spisů, evidencí obyvatel atd. Aby bylo možné získat přístup k těmto údajům, prokazuje společnost Erben-Ermittlung Emrich oprávněný nebo právní zájem.
Předání do třetích zemí
Předání osobních údajů do tzv. třetích zemí, to znamená do států mimo Evropskou unii (EU) a Evropský hospodářský prostor (EHP), provádíme pouze v případě, že to vyžaduje povaha příslušné pozůstalostní záležitosti, například:
1. ke splnění smlouvy mezi subjektem údajů a správcem nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost subjektu údajů (čl. 49 odst. 1 písm. b GDPR),
2. pro uzavření nebo splnění smlouvy, která byla uzavřena v zájmu subjektu údajů mezi správcem a jinou fyzickou nebo právnickou osobou (čl. 49 odst. 1 písm. c GDPR)
3. pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků (čl. 49 odst. 1 písm. e GDPR),
tak tomu může být například v případě, že zůstavitel žil v cizině.
Podle povahy případu a nezávisle na třetí zemi se jako základ pro předání údajů uplatní také rozhodnutí Komise o odpovídající ochraně (čl. 45 GDPR) nebo jako vhodná záruka použití standardních doložek o ochraně osobních údajů (čl. 46 odst. 2 písm. c GDPR), které jsou k nahlédnutí na adrese https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection_de.
K předání vašich osobních údajů mezinárodní organizaci nedochází.
Plánovaná doba uchovávání
Jestliže má být v záležitosti pozůstalosti vydáno dědické osvědčení, uchováváme osobní údaje z důvodů ručení po dobu 30 let od vydání dědického osvědčení (viz § 2018, § 197 odst. 1 č. 2 občanského zákoníku).
Jestliže nebudeme moci případ úspěšně dokončit, budou osobní údaje vymazány co nejdříve, nejpozději ale po uplynutí případně stanovených zákonných lhůt. Existují tak například povinnosti k uchovávání podle § 257 obchodního zákoníku (ObchZ) a § 147 Daňového řádu (DŘ).
Profilování
K automatizovanému rozhodování, včetně profilování, podle článku 22 odstavců 1 a 4 nedochází.
Vaše práva:
Podle čl. 15 GDPR máte právo na přístup k osobním údajům, které se vás týkají. Kromě toho se můžete rozhodnout, že uplatníte svá práva na opravu, výmaz nebo, pokud není výmaz možný, na omezení zpracování a na přenositelnost údajů a právo vznést námitku proti zpracování podle článků 16 – 21 GDPR. Pokud uplatníte tato práva, obraťte se prosím na našeho pověřence pro ochranu osobních údajů na výše uvedených kontaktních údajích.
Dovolujeme si vás laskavě požádat, abyste se s naším pověřencem pro ochranu osobních údajů spojili také v případě, že si budete myslet, že zpracování vašich osobních údajů neprobíhá v souladu se zákony o ochraně osobních údajů. Máte právo kdykoliv podat stížnost týkající se zpracování vašich osobních údajů u dozorového úřadu, pokud budete mít za to, že došlo k porušení GDPR nebo spolkového zákona o ochraně osobních údajů.