Datenschutzerklärung nach den Vorgaben der DSGVO

I.              Name und Anschrift des Verantwortlichen

Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:

Erben-Ermittlung Emrich Zossen GmbH & Co. KG
Am Marktplatz 7/8
15806 Zossen
Telefon: +49 (0)3377 3305522
Telefax: +49 (0)3222 6888062
E-Mail: verwaltung@ee-erbenermittlung.de

Anschrift des Datenschutzbeauftragten

Am Marktplatz 7/8
15806 Zossen
Telefon: +49 (0)3377 3305522
Telefax: +49 (0)3222 6888062
E-Mail: datenschutz@ee-erbenermittlung.de

II.            Bereitstellung der Webseite und Erstellung von Logfiles

1.             Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Bei jedem Aufruf unserer Internetseite erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners.

Folgende Daten werden hierbei erhoben:

• Informationen über den Browsertyp und der verwendeten Version
• Das Betriebssystem des Nutzers
• Den Internet-Service-Provider des Nutzers
• Die IP-Adresse des Nutzers
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Websites, von denen das System des Nutzers auf unsere Internetseite gelangt
• Websites, die vom System des Nutzers über unsere Website aufgerufen werden

Die Daten werden ebenfalls in den Logfiles unseres Systems gespeichert. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers findet nicht statt.

2.             Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

3.             Zweck der Datenverarbeitung

Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Website an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse des Nutzers für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben.

Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung der Website und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme.

In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4.             Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist.

Im Falle der Speicherung der Daten in Logfiles ist dies nach spätestens sieben Tagen der Fall. Eine darüberhinausgehende Speicherung erfolgt nur anonymisiert. In diesem Fall werden die IP-Adressen der Nutzer gelöscht oder verfremdet, sodass eine Zuordnung des aufrufenden Clients nicht mehr möglich ist.

5.             Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Soweit wir die Verarbeitung auf unser berechtigtes Interesse stützen, steht dem Nutzer unter den gesetzlichen Voraussetzungen von Art. 21 DSGVO ein Widerspruchsrecht zu. Nähere Informationen dazu finden Sie im Abschnitt zu den Rechten der betroffenen Person.

III.         Kontaktformular und E-Mail-Kontakt

1.             Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Auf unserer Internetseite ist ein Kontaktformular vorhanden, welches für die elektronische Kontaktaufnahme genutzt werden kann. Nimmt ein Nutzer diese Möglichkeit wahr, so werden die in der Eingabemaske eingegeben Daten an uns übermittelt und gespeichert. Diese Daten sind:

• Name
• E-Mail

Alternativ ist eine Kontaktaufnahme über die bereitgestellte E-Mail-Adresse möglich. In diesem Fall werden die mit der E-Mail übermittelten personenbezogenen Daten des Nutzers gespeichert.

2.             Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Zielt der E-Mail-Kontakt auf den Abschluss eines Vertrages ab, so ist zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

3.             Zweck der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske dient uns allein zur Bearbeitung der Kontaktaufnahme. Im Falle einer Kontaktaufnahme per E-Mail liegt hieran auch das erforderliche berechtigte Interesse an der Verarbeitung der Daten.

Die sonstigen während des Absendevorgangs verarbeiteten personenbezogenen Daten dienen dazu, einen Missbrauch des Kontaktformulars zu verhindern und die Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme sicherzustellen.

4.             Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Für die personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske des Kontaktformulars und diejenigen, die per E-Mail übersandt wurden, ist dies dann der Fall, wenn die jeweilige Konversation mit dem Nutzer beendet ist. Beendet ist die Konversation dann, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist.

Die während des Absendevorgangs zusätzlich erhobenen personenbezogenen Daten werden spätestens nach einer Frist von sieben Tagen gelöscht.

5.             Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Soweit wir die Verarbeitung auf unser berechtigtes Interesse stützen, steht dem Nutzer unter den gesetzlichen Voraussetzungen von Art. 21 DSGVO ein Widerspruchsrecht zu. Nähere Informationen dazu finden Sie im Abschnitt zu den Rechten der betroffenen Person.

IV.        Erbenermittlung

1.             Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Unser Hauptbetätigungsfeld ist die Erbenermittlung. In diesem Rahmen erhalten wir von Dritten Informationen über ungeklärte Erbfälle. Unsere beauftragten professionellen Erbenermittler recherchieren anschließend nach potentiellen Erben und übermitteln uns – sofern Sie fündig werden – deren personenbezogene Daten; in aller Regel Name, Anschrift und sonstige Kontaktdaten sowie das Verwandtschaftsverhältnis in Bezug auf den Erblasser. Wir treten anschließend mit den potentiellen Erben in Kontakt und bieten den Erben an, für sie auf Grundlage eines Vertrags tätig zu werden.

Nimmt ein Erbe unser Angebot an, werden wir auf Grundlage des Vertrags tätig, ermitteln und dokumentieren die Erbenstellung, stellen den Antrag auf einen Erbschein und führen die Nachlassabwicklung durch, bis der auf den jeweiligen Erben entfallende Erbteil auf dessen Konto überwiesen bzw. herausgegeben werden kann. Während dieser Tätigkeit kann es erforderlich werden, dass wir die personenbezogenen Daten des Erben an die zuständigen Behörden und Gerichte oder im Falle der Nachlassabwicklung zu diesem Zwecke an Notare, Rechtsanwälte und Privatpersonen (denen zum Beispiel Immobilien und andere Sachen verkauft werden) übermitteln. Zudem übermitteln wir personenbezogene Daten zu den benannten Zwecken und ggf. zur Verteidigung und Geltendmachung von Rechtsansprüchen an unsere rechtlichen Vertreter, insbesondere von uns beauftragte Anwältinnen und Anwälte.

2.             Beteiligte Unternehmen der Emrich Unternehmensgruppe

Zudem werden im Zuge der Erbenermittlung, den Erbscheinsverfahren sowie der Nachlassabwicklung je nach Art und Umfang der Ermittlungen und notwendigen Tätigkeiten weitere Gesellschaften unserer Unternehmensgruppe tätig. Wir übermitteln dann anlass- und zweckbezogen die erforderlichen personenbezogenen Daten an diese Unternehmen bzw. gewähren den dort tätigen Mitarbeitern Zugriff auf die bei uns gespeicherten Daten. Bei den möglichen beteiligten Gesellschaften handelt sich konkret um die

• Emrich GmbH, Am Marktplatz 7/8, 15806 Zossen
• Emrich Verwaltungs GmbH, Am Marktplatz 7/8, 15806 Zossen
• Erben-Ermittlung Emrich Berlin GmbH & Co KG, Wallenroder Str. 1, 13435 Berlin
• Erben-Ermittlung Emrich GmbH & Co KG, Industriestr. 1, 91325 Adelsdorf und
• Erben-Ermittlung Emrich Zossen GmbH & Co KG, Am Marktplatz 7/8, 15806 Zossen.

Außerhalb von Deutschland setzen wir die Przodek i Prawo Sp. Z o.o. aus Polen und die Emrich International Probate Research Inc. ein. Soweit die Emrich International Probate Research Inc. beteiligt ist, können Daten in die USA übermittelt und dort verarbeitet werden. Um bei der Verarbeitung dennoch ein angemessenes Datenschutzniveau herzustellen, haben wir geeignete Garantien in Form von Standardvertragsklauseln der EU mit der Emrich International Probate Research Inc. geschlossen.   

3.             Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist vor dem Vertragsabschluss mit dem Erben Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Ab Vertragsschluss ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.

4.             Zweck der Datenverarbeitung

Zwecke der Verarbeitung und zugleich unsere berechtigten Interessen an der Verarbeitung sind die Erbenermittlung, die Anbahnung des Vertragsverhältnisses zum Erben und anschließend im Falle eines Vertragsschlusses die Erfüllung der Pflichten aus dem Vertrag, insbesondere die Ermittlung, Dokumentation und amtliche Feststellung der Erbenstellung sowie die Nachlassabwicklung.

5.             Dauer der Speicherung

Im Falle eines Vertragsschlusses mit dem Erben werden die Daten für die Dauer des Vertragsverhältnisses und bis zum Abschluss und zur vollständigen Erfüllung des Vertrags verarbeitet. Danach bewahren wir die Daten noch für die Dauer der regelmäßigen Verjährungsfrist von 3 Jahren ab Schluss des Jahres, in dem wir die letzte Leistung erbracht haben, auf.

Soweit kein Vertrag zustande kommt, bewahren wir die Informationen auf, solange sie ggf. für die weitere Abwicklung des Erbfalls (z. B. für andere Erben) erforderlich sind und löschen sie anschließend.

6.             Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Soweit wir die Verarbeitung auf unser berechtigtes Interesse stützen, steht dem Nutzer unter den gesetzlichen Voraussetzungen von Art. 21 DSGVO ein Widerspruchsrecht zu. Nähere Informationen dazu finden Sie im Abschnitt zu den Rechten der betroffenen Person.

V.           Gesetzliche Aufbewahrungspflichten

1.             Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Wir unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für bestimmte Unterlagen, denen wir nachkommen müssen. In diesen Unterlagen können sich auch personenbezogene Daten befinden, z.B. wenn es sich um Verträge, Rechnungen oder Geschäftsbriefe handelt. Die Aufbewahrungspflichten ergeben sich aus § 257 HGB und § 147 AO. Aufbewahrungspflichtige Unterlagen sind:

• Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a HGB, Konzernabschlüsse, Lageberichte, Konzernlageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Betriebsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, Buchführungsunterlagen, Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union.

 

• Erhaltene Handels- oder Geschäftsbriefe, Abschriften von gesendeten Handels- oder Geschäftsbriefen, sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

2.             Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO i.V.m. dem Gesetz, welches anordnet, dass wir die Unterlagen aufbewahren müssen.

3.             Zweck der Datenverarbeitung

Der Zweck der Verarbeitung liegt in der Erfüllung der Aufbewahrungspflicht.

4.             Dauer der Speicherung

Im Einzelnen sind folgende Unterlagen von uns für die genannte Zeit aufzubewahren:

• Für 10 Jahre: Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a HGB, Konzernabschlüsse, Lageberichte, Konzernlageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Betriebsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, Buchführungsunterlagen, Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union.

 

• Für 6 Jahre: Erhaltene Handels- oder Geschäftsbriefe, Abschriften von gesendeten Handels- oder Geschäftsbriefen, sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Die jeweilige Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in die Buchführung, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht, der empfangene oder abgesandte Handels- oder Geschäftsbrief, der erstellte Buchungssatz, die erstellte Aufzeichnung oder die sonstigen Unterlagen erstellt wurden.

VI.        Betroffenenrechte

Die Datenschutz-Grundverordnung garantiert Ihnen gewisse Rechte, die Sie uns gegenüber – soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen – geltend machen können.

a)             Art. 15 DS-GVO – Auskunftsrecht der betroffenen Person:

Sie haben das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden, und wenn ja, welche dies sind sowie die näheren Umstände der Datenverarbeitung.

b)             Art. 16 DS-GVO – Recht auf Berichtigung:

Sie haben das Recht, von uns unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Dabei haben Sie unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung auch das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten – auch mittels einer ergänzenden Erklärung – zu verlangen.

c)              Art. 17 DS-GVO – Recht auf Löschung:

Sie haben das Recht, von uns zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden.

d)             Art. 18 DS-GVO – Recht auf Einschränkung der Verarbeitung:

Sie haben das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen.

e)             Art. 20 DS-GVO – Recht auf Datenübertragbarkeit:

Sie haben das Recht, im Falle der Verarbeitung aufgrund einer Einwilligung oder zur Erfüllung eines Vertrags, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, und diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns zu übermitteln oder die Daten direkt an den anderen Verantwortlichen übermitteln zu lassen, soweit dies technisch machbar ist.

f)               Art. 21 DS-GVO – Widerspruchsrecht:

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund eines berechtigten Interesses unsererseits oder zur Wahrung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse erforderlich ist, oder die in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Sie können Ihren Widerspruch zum Beispiel per E-Mail an eine der oben genannten E-Mail-Adressen senden.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

g)             Art. 77 DS-GVO i. V. m. § 19 BDSG – Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde:

Sie haben das Recht, jederzeit Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, einzulegen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen geltendes Recht verstößt.

h)             Widerruf einer Einwilligung

Soweit Sie uns eine Einwilligung erteilt haben, haben Sie das Recht diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Dies kann per E-Mail an eine der oben genannten E-Mail-Adressen erfolgen. Die Rechtmäßigkeit der zuvor erfolgten Verarbeitungen wird hiervon nicht berührt.

VII.      Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Sie haben keine vertragliche oder gesetzliche Pflicht, uns personenbezogene Daten bereitzustellen. Allerdings sind wir ohne die von Ihnen mitgeteilten Daten teilweise nicht in der Lage, Ihnen alle unsere Services anzubieten.

VIII.   Bestehen von automatisierten Entscheidungsfindungen (einschließlich Profiling)

Im Rahmen unserer Websites und Dienstleistungen werden Sie, bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zu keiner Zeit einer automatisierten Entscheidungsfindung unterworfen sein, die gegenüber Ihnen eine rechtliche Wirkung entfalten würde oder Sie auf andere Weise beeinträchtigen könnte.

 

Stand: März 2023